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意思をスムーズに伝える

02/05/2020

意思をスムーズに伝える

角が立たない言葉づかいをマスターする                                 

自分の意思を相手に正確に伝えるためには、適切な言葉の選び方が必要です。特に、お詫びをしたり、お願いをしたり、何かを断る、苦情を言うというのは会話の中でも最も言葉づかいが難しい場面です。言葉によっては相手に不快な思いをさせたり、誤解を招いたりして、その後のお付き合いがうまくいかなくなることもあります。物事の重要性や状況に応じて、角が立たない適切な言葉を選び、誠意を持って臨みましょう。

 

~お詫びする~

話の流れ                                                                               

①お詫びの言葉 → ②事情説明 → ③決意表明 

                                    

ポイント                                                                               

第一声はお詫びの言葉から。決して言い訳から始めない。                    

最後に反省と今後の決意を伝える。       

                                                                                                         

使う言葉                                                                               

「こちらの不手際(不注意・不行き届き)でした」                              

「申し訳ございません」                                                        

「ご迷惑をおかけいたしました」                                           

「今後、十分に注意いたします」 

                                                                                                   

仕事に遅刻した                                                        

「遅れまして、大変申し訳ございませんでした。                                 

 今後は二度とこのようなことのないよう、気をつけます」                 

ポイント                                                                               

「**のせいで」と言い訳から話さない。遅刻の理由は相手から尋ねられたら   

初めて話す。最後にもう一度お詫びの言葉を。   

                                                                      

来客時に不在だった                                                               

「本日は、お忙しい中お運びくださいましたにもかかわらず、あいにく外出して             

 おりまして、失礼いたしました。今後ともどうぞよろしくお願い申し上げます」          

ポイント                                                                               

アポイントメントがなくて訪ねてきた客でも、大事な取引先などには   

不在を詫びる形で今後のお付き合いをお願いする。                 

                                                                               

~お願いする~                                                                                                                     

話の流れ                                                                               

①配慮の言葉 → ②内容説明 → ③お願いの言葉                                 

                                                                              

ポイント                                                                               

配慮の言葉を述べてから、要点をまとめた依頼内容の説明、お願いをする。       

                                                                      

使う言葉                                                                               

「申し訳ございませんが」                                                                  

「お手数をおかけいたしますが」                                           

「折り入って、お願いがあるのですが」       

                                                                                                     

用件の変更をお願いする                                                        

「申し訳ございません。できましたら△日ではなく、

 ▲日に変更させていただきたいのですが」                        

ポイント                                                                               

こちらの都合で変更する場合は、お詫びの言葉から始め、

変更する内容を明確に伝える。理由を聞かれたら、説明を加える。   

                                                                                

上司や目上の人に相談する                                                     

「**の件で、折り入ってご相談があるのですが」              

ポイント                                                                               

ビジネスでは「お仕事中、恐れ入りますが」と前置きしてからお願いする。