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仕事を円滑に進めるホウレンソウ

27/05/2020

仕事が円滑に進むホウレンソウとは?                      

「ホウ」は報告、「レン」は連絡、「ソウ」は相談を意味します。これらはビジネスにあたっては基本中の基本です。ひとつの仕事にはさまざまな人がかかわっているので、ホウレンソウを徹底することは仕事をスムーズに進めるうえで必要不可欠なことといえます。

 

ホウ → 報告

途中経過や結果を報告

レン → 連絡 

作業に不可欠な必要事項を連絡

ソウ → 相談

問題が発生したときや、判断・方法に迷ったときに相談

 

「報告」はそれまでに起きた過去のこと、「連絡」はこれから行う未来のことといった      区分けもできますが、この違いについてはあまり厳密に考える必要はありません。              

連絡も事実を伝えるという意味では「報告」の一部といえます。          

 

【ホウレンソウの基本】

1.とにかく早め早めで

「あの件はどうなった?」「大丈夫?」と上司に聞かれる前に報告&相談を。                                   

2.タイミングを考える 

早め早めとはいえ、明らかに間が悪いということもあります。

声をかけるときは「失礼いたします。今、お時間よろしいでしょうか」と、まず相手の都合を聞きます。緊急の場合は「お忙しいところ申し訳ございませんが、緊急ですので…」とひと言お詫びして時間をつくってもらいましょう。                                   

3.要点を明確にする 

情報を正確に伝えるため、また時間をムダにしないためにも、まず何について話すのかを明確にし簡潔に話すことを心がけましょう。

 

~ ホウ・レン ~

報告・連絡のポイント 

順調に進んでいることも報告 

長期の仕事ではトラブルがなくても随時、進捗状況を報告します。 

1週間ごと、1ヶ月ごとなど報告のスパンを決めて定期的に報告しましょう。                                  

 

細かいことでも密に 

とくに新人のうちは、「これくらいは言わなくても…」という考えは禁物!        

仕事を覚えるまで自己判断をしてはダメ。                                           

 

結論から先に、簡潔に伝える 

報告は結論→理由→経過の順で。情報を整理し、簡潔に話しましょう。              

5W3H(下記参照)をふまえて話すと、必要事項をもれなく的確に説明できます。 

 

事実と私見は分けて伝える

自分に都合が悪いことも含め、事実のみを正確に伝えましょう。          

個人的な見解は「これは私の考えですが…」と前置きしてから話します。           

 

詳細は書面でも伝える

細かい内容は口頭と書面で伝えるのがベター。         

忙しい上司には、口頭でおおまかなところを伝え、詳細は文書で渡すのもひとつの方法です。

 

☆報告・連絡に不可欠な5W3H   

  hen・・・日時          ow to・・・方針           

  here・・・場所         ow much・・・料金                

 ho・・・対象者名           ow many・・・数量        

  hat・・・件名                                         

 hy・・・目的                                  

 

報告・連絡のタイミング   

・仕事が終わったとき               ・仕事が一段落したとき    

・結果の見通しがついたとき            ・予定より遅れるとき          

・トラブルが発生したとき             ・ミスをしたとき            

・日程変更など連絡事項が発生したとき         ・長期にわたる仕事は定期的に    

 

~ ソウ ~  

相談のポイント 

ささいなことでも早めに相談を 

不明な点や不安なことはどんどん相談を。「こんなこと聞いていいのかな…」という考えは無用です。

 

自分でも考えてみる  

“早めに相談を”とはいえ、なんでも相談していては成長できません。   

過去の仕事に解決のヒントがあることも。自分なりに考えてみることも必要です。 

 

問題点を整理する 

経緯をダラダラ話すだけではポイントがしぼれず、上司もアドバイスしにくいもの。 

ある程度は問題点を整理しておきましょう。