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指示の受け方・出し方

27/05/2020

指示の受け方・出し方

指示の内容をきちんと把握することが仕事の第一歩

若手の場合、仕事の多くは指示を受けるところから始まります。この最初の指示をきちんと把握できるかどうかが、仕事を成功させる第一歩。また、聞くときの態度は上司の印象を大きく左右します。                             

~指示の受け方~   

呼ばれたらすぐに上司のもとへ 

上司や先輩に呼ばれたら「はい」と返事をし、すぐにメモを持って移動。                        

上司や先輩のところへ着いたら「失礼します」と声をかけ、正面をはずした位置に立ちます。      

         ↓                                                                      

メモを取りながら話を聞く

必ずメモを取りながら内容・手順・期限を聞きます。姿勢を正し、相手の言葉をさえぎらないこと。

         ↓                                                                        

内容の確認  

最後にメモを見ながら「・・・ということでよろしいですか?」と、指示された仕事の内容の 要点を復唱。わからないことは必ずその場で質問しましょう。                                        

 

ランクUPマナー☆自分から指示を聞きに行く

上司の指示がなかなか出ないときには、自分から「先日おっしゃっていた企画の件ですが、どのようにするか決まりましたでしょうか」など確認しましょう。                                                                               

指示の受け方のNG 

【返事】                             【聞く態度】                 

・「は~い」とのばして返事をする              ・「はい、はい」というあいづち 

・顔を見ないで返事をする                  ・無反応、あいづちを打たない 

・返事をしない、または声が小さい                ・目を見ない                 

                                ・姿勢をくずす          

                                ・話を途中でさえぎる              

 

~指示の出し方~

要点を先に伝える  

これから頼む仕事の要点を、最初に伝えます。                                                  

         ↓                                                                        

具体的な内容を伝える

「何を」 「いつまでに」 「どうしてほしいか」 を伝えます。                                      

締め切りは「▲日の午前中までにお願いします」など具体的に伝えましょう。                 

         ↓                                                                        

確認 

確認のため後輩に復唱してもらいます。さらに慣れていない新人には、こちらから「何か質問ある?」と聞いてあげましょう。                                                  

         ↓                                                                        

指示後のフォロー 

進行状況をときどきチェック。うまく進んでいないようだったらサポートしてあげましょう。ただし基本的には本人に作業させること。                                           

 

ランクUPマナー☆後輩に考えさせる

指示は具体的に出すのが基本ですが、あまりに手取り足取り教えすぎるのも、後輩の成長を妨げる結果に…。ある程度仕事に慣れてきたら、「この仕事はどれくらいでできる?」 「自分なりにやりやすい方法を考えてみて」と、 後輩に考える機会を与えてみましょう。                                                           

後輩のタイプにもよりますが、自分で考えるほうがやる気はアップするはずです!          

                                              

~こんなときどうする?~                                     

後輩が指示通りに仕事をしてくれない   

後輩のことを責めずに、自分の指示の出し方も悪かったのでは…と反省してみましょう。             

指示はできるだけ具体的に説明したうえで「指示通りにやってほしい」としっかり伝えましょう。

 

できる見込みがない仕事を指示された                                                               

いくらできないからといって、最初から「できません」と断っては評価が下がるだけ。   

「~でしたら可能ですが、いかがいたしましょうか」と妥協案を提示し、上司の判断を仰ぎましょう。

 

同じ上司から矛盾する指示が与えられた 

「先ほどは**のように進めるとお聞きしたと思うのですが、こちらの方法に変更するということでしょうか」と、確認します。迷ったまま自分の判断で作業を進めないこと。