指示の受け方・出し方
指示の内容をきちんと把握することが仕事の第一歩
若手の場合、仕事の多くは指示を受けるところから始まります。この最初の指示をきちんと把握できるかどうかが、仕事を成功させる第一歩。また、聞くときの態度は上司の印象を大きく左右します。
～指示の受け方～
呼ばれたらすぐに上司のもとへ
上司や先輩に呼ばれたら「はい」と返事をし、すぐにメモを持って移動。
上司や先輩のところへ着いたら「失礼します」と声をかけ、正面をはずした位置に立ちます。
↓
メモを取りながら話を聞く
必ずメモを取りながら内容・手順・期限を聞きます。姿勢を正し、相手の言葉をさえぎらないこと。
↓
内容の確認
最後にメモを見ながら「・・・ということでよろしいですか？」と、指示された仕事の内容の 要点を復唱。わからないことは必ずその場で質問しましょう。
ランクUPマナー☆自分から指示を聞きに行く
上司の指示がなかなか出ないときには、自分から「先日おっしゃっていた企画の件ですが、どのようにするか決まりましたでしょうか」など確認しましょう。
指示の受け方のNG
【返事】 【聞く態度】
・「は～い」とのばして返事をする ・「はい、はい」というあいづち
・顔を見ないで返事をする ・無反応、あいづちを打たない
・返事をしない、または声が小さい ・目を見ない
・姿勢をくずす
・話を途中でさえぎる
～指示の出し方～
要点を先に伝える
これから頼む仕事の要点を、最初に伝えます。
↓
具体的な内容を伝える
「何を」 「いつまでに」 「どうしてほしいか」 を伝えます。
締め切りは「▲日の午前中までにお願いします」など具体的に伝えましょう。
↓
確認
確認のため後輩に復唱してもらいます。さらに慣れていない新人には、こちらから「何か質問ある？」と聞いてあげましょう。
↓
指示後のフォロー
進行状況をときどきチェック。うまく進んでいないようだったらサポートしてあげましょう。ただし基本的には本人に作業させること。
ランクUPマナー☆後輩に考えさせる
指示は具体的に出すのが基本ですが、あまりに手取り足取り教えすぎるのも、後輩の成長を妨げる結果に…。ある程度仕事に慣れてきたら、「この仕事はどれくらいでできる？」 「自分なりにやりやすい方法を考えてみて」と、 後輩に考える機会を与えてみましょう。
後輩のタイプにもよりますが、自分で考えるほうがやる気はアップするはずです！
～こんなときどうする？～
後輩が指示通りに仕事をしてくれない
後輩のことを責めずに、自分の指示の出し方も悪かったのでは…と反省してみましょう。
指示はできるだけ具体的に説明したうえで「指示通りにやってほしい」としっかり伝えましょう。
できる見込みがない仕事を指示された
いくらできないからといって、最初から「できません」と断っては評価が下がるだけ。
「～でしたら可能ですが、いかがいたしましょうか」と妥協案を提示し、上司の判断を仰ぎましょう。
同じ上司から矛盾する指示が与えられた
「先ほどは**のように進めるとお聞きしたと思うのですが、こちらの方法に変更するということでしょうか」と、確認します。迷ったまま自分の判断で作業を進めないこと。
